Nach einem erfolgreichen Testlauf automatisiert das EPA die Dokumentation mündlicher Verhandlungen. Die künstliche Intelligenz soll Prüfer entlasten und die Qualität der Niederschriften steigern, während die Aufzeichnungen nach getaner Arbeit direkt gelöscht werden.
Das Europäische Patentamt (EPA) bereitet den nächsten großen Schritt in seiner digitalen Transformationsstrategie vor. Was im Mai 2025 als vorsichtiger Versuchsaufbau mit rund 150 mündlichen Verhandlungen begann, soll nun zum Standard für alle technischen und rechtlichen Abteilungen der Behörde werden. Wie das Amt nun mitteilte, wird der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Protokollierung von Verhandlungen im Laufe des Jahres 2026 flächendeckend ausgerollt. Damit reagiert die Behörde auf die durchweg positiven Rückmeldungen aus einem Pilotprojekt, das gezeigt hat, dass KI-gestützte Abläufe nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die inhaltliche Präzision der rechtlich bindenden Dokumente verbessern können.
Der technologische Prozess hinter den neuen Protokollen ist dabei strikt strukturiert. Während einer mündlichen Verhandlung, die heute meist über Videokonferenzsysteme stattfindet, zeichnet die Software den Ton auf. Ein erstes KI-Tool wandelt das gesprochene Wort in Echtzeit oder unmittelbar nach Ende der Sitzung in ein schriftliches Transkript um. In einem zweiten Schritt kommt ein weiteres spezialisiertes KI-Modell zum Einsatz. Dieses analysiert das rohe Transkript und erstellt daraus einen ersten Entwurf der offiziellen Niederschrift. Hierbei übernimmt die Technik die Strukturierung der Argumente und achtet auf eine konsistente Fachsprache. Dennoch bleibt die finale Entscheidungsgewalt beim Menschen: Das zweite Mitglied der jeweiligen Abteilung prüft den Entwurf auf Herz und Nieren, korrigiert etwaige Ungenauigkeiten und stellt das Dokument gemäß den rechtlichen Vorgaben des Europäischen Patentübereinkommens fertig.
Datenschutzrechtlich geht das EPA einen konsequenten Weg, um Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit zu zerstreuen. Die während der Verhandlung erstellte Tonaufnahme sowie das daraus generierte Arbeitstranskript werden nicht dauerhaft archiviert. Sobald die finale, vom Menschen geprüfte Niederschrift den beteiligten Parteien zugestellt wurde, löscht das System die zugrunde liegenden Rohdaten unwiderruflich. Damit bleibt die offizielle Niederschrift das einzige dauerhafte Dokument des Verfahrens, während die KI lediglich als Werkzeug zur Erstellung dient, ohne einen bleibenden digitalen Fußabdruck der Stimmen oder der wortwörtlichen Debatten zu hinterlassen.
Die Erfahrungen aus der Pilotphase unterstreichen laut EPA den praktischen Nutzen dieser Automatisierung. Vor allem die Prüfungs- und Einspruchsabteilungen berichteten von einer deutlichen Entlastung. Da die automatisierte Erstellung der Entwürfe die mühsame manuelle Mitschrift ersetzt, können sich die beteiligten Beamten während der oft komplexen technischen Diskussionen voll und ganz auf die juristischen und sachlichen Argumente der Patentanwälte konzentrieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Aufmerksamkeit in der Verhandlung selbst, sondern auch zu einer spürbar besseren Qualität der Dokumentation. Die Beteiligten lobten insbesondere, dass die Protokolle nun strukturierter und sprachlich präziser ausfallen.
Mit der Ausweitung auf die Eingangsstelle und die Rechtsabteilung im Jahr 2026 schließt das EPA eine Lücke in der digitalen Verfahrenskette. Für die Nutzer des europäischen Patentsystems bedeutet dies vor allem schnellere Abläufe, da die Zeitspanne zwischen der Verhandlung und der Zustellung des Protokolls durch die KI-Unterstützung massiv verkürzt wird. In einer Welt, in der technologische Zyklen immer kürzer werden, ist diese Beschleunigung der bürokratischen Prozesse ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Europa.
Stefan Krempl
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