Eine neue Orientierungshilfe der Datenschutzbeauftragten klärt auf, welche Mieterdaten zu welchem Zeitpunkt des Bewerbungsprozesses erhoben werden dürfen.
Wer heute in deutschen Großstädten eine Wohnung sucht, muss sich oft "nackt" machen. Bevor überhaupt der erste Schlüssel im Schloss dreht, fordern Vermieter häufig umfassende Dossiers an: Gehaltsnachweise, Schufa-Auskünfte, Informationen zum Familienstand oder gar Details zu etwaigen Vorstrafen und dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis. In einem Markt, der von Wohnungsmangel geprägt ist, geben viele Suchende diese sensiblen Informationen bereitwillig preis, um ihre Chancen nicht zu gefährden. Doch die rechtliche Grenze zwischen berechtigtem Informationsinteresse und unzulässiger Datensammelwut ist oft fließend. Um hier Klarheit zu schaffen, haben die Datenschutzbeauftragten von Bund und Ländern ein gemeinsames Regelwerk veröffentlicht, das als verbindliche Richtschnur für den gesamten Vermietungsprozess dienen soll.
Unter der Federführung der nordrhein-westfälischen Datenschutzbeauftragten Bettina Gayk entstand ein zehnseitiges Papier, das den Wildwuchs bei der Datenerhebung eindämmen soll. Die Kernbotschaft ist so simpel wie wirkungsvoll: Transparenz schützt vor Konflikten. Wenn beide Seiten genau wissen, welche Abfragen rechtlich zulässig sind, lässt sich Streit bereits im Vorfeld vermeiden. Das Dokument zeigt zudem, dass die deutschen Aufsichtsbehörden bei wirtschaftlich relevanten Themen zunehmend mit einer Stimme sprechen, um bundesweit einheitliche Standards zu etablieren.
Das Fundament der neuen Orientierungshilfe bildet das Prinzip der Erforderlichkeit. Jede Datenerhebung muss daraufhin geprüft werden, ob sie für die Durchführung des Mietvertrags zwingend notwendig ist oder ob ein berechtigtes Interesse des Vermieters besteht, dem keine überwiegenden Schutzinteressen der Mietinteressenten entgegenstehen. Ein entscheidender Aspekt für alle Wohnungssuchenden ist dabei die Erkenntnis, dass unzulässige Fragen rechtlich nicht beantwortet werden müssen – oder im Zweifelsfall sogar falsch beantwortet werden dürfen, ohne dass dies später den Mietvertrag gefährdet.
Die Experten teilen den Vermietungsvorgang in drei zeitliche Phasen ein. Dabei gilt der Grundsatz, dass die Zulässigkeit von Datenabfragen mit dem Fortschritt des Prozesses zunimmt. In der ersten Phase, dem reinen Besichtigungstermin, ist der Datenhunger der Vermieter streng zu zügeln. Zu diesem frühen Zeitpunkt ist es in der Regel unzulässig, bereits detaillierte Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen zu verlangen. Erst wenn eine Person ernsthaftes Interesse bekundet und erklärt, die Wohnung tatsächlich anmieten zu wollen, öffnet sich das Zeitfenster für tiefergehende Fragen. In dieser zweiten Phase müssen dann beispielsweise Informationen über ein eventuell eröffnetes Insolvenzverfahren preisgegeben werden, da dies die Zahlungsfähigkeit direkt betrifft.
Die intensivste Prüfung erfolgt schließlich in der dritten Phase, wenn die finale Auswahl auf eine bestimmte Person gefallen ist. Erst jetzt dürfen konkrete Nachweise über die Bonität verlangt werden. Doch auch hier setzt der Datenschutz klare Grenzen: Vermieter dürfen lediglich die Nachweise einfordern, die für den Abschluss des Vertrags absolut notwendig sind. Die oft verlangte umfassende Selbstauskunft von Auskunfteien, die häufig eine Fülle an Zusatzinformationen enthält, überschreitet diesen Rahmen. Eine einfache Bestätigung, dass keine negativen Einträge vorliegen, reicht meist aus.
Dass dieser Leitfaden bitter nötig ist, zeigen die Erfahrungen aus der Praxis. Vor-Ort-Kontrollen der niedersächsischen Datenschutzaufsicht bei Immobilienunternehmen im Jahr 2024 offenbarten erhebliche Mängel. Die Prüfer stießen regelmäßig auf die unzulässige Archivierung von Ausweiskopien oder auf Mieterselbstauskünfte, die weit über das gesetzlich erlaubte Maß hinausgingen. Denis Lehmkemper, der niedersächsische Beauftragte für den Datenschutz, betont daher, dass die neue Orientierungshilfe eine wertvolle Unterstützung bietet, um die Rechte der Mietinteressenten in einem oft ungleichen Machtverhältnis zu wahren. Neben der Erhebung regelt das Papier auch die Löschung: Sobald ein Bewerber abgelehnt wurde, müssen dessen Daten zeitnah vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Stefan Krempl
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